Ein Blog-Leser hat mich auf ein Problem bei der Nutzung von Signaturen in Outlook hingewiesen, welches in Verbindung mit Microsoft 365 unter Exchange auftrat. Am Ende des Tages kristallisiert sich heraus, dass die in Office 365 eingeführte Option „Cloudspeicheroptionen“ die Probleme verursacht. Das Ganze tritt auf, seit Office 365 Version 2303 Build 16227.20280 installiert ist. Ich stelle den Fall mal zur Information hier im Blog ein. Vielleicht hilft die Beschreibung anderen Betroffenen.
Microsoft Outlook 365 besitzt die Möglichkeit, seine Einstellungen in der Microsoft Cloud zu speichern. Microsoft hat dazu das Dokument Informationen zum Speichern meiner Outlook-Einstellungen in der Cloud veröffentlicht. Das Ganze soll standardmäßig für Microsoft 365-Konten mit Cloudpostfächern aktiv sein, wenn das neueste Update im monatlichen Enterprise-Kanal, aktuellen Kanal oder Semi-Annual Enterprise-Kanal (Version 2108) installiert ist. Es ist auch für Outlook.com Benutzer verfügbar. Der Beitrag hier vom Juli 2019 beschreibt dieses Feature ebenfalls.
Probleme mit Signatur Synchronisierung
Blog-Leser Stefan W. hat mich die letzten Tage per E-Mail kontaktiert, weil er in einem Unternehmensszenario in Probleme beim Synchronisieren zweier Nutzer gelaufen ist. Dazu schrieb er:
Hallo Herr Born,
wir haben seit ein paar Tagen ein großes Problem mit den Outlook Signaturen einer Adresse die im M365 Exchange angelegt ist. Das Problem äußert sich so:
Zwei Nutzer arbeiten mit der gleiche info@xyz Adresse.
- Nutzer A hat scheinbar, dank eines Office Updates, keine Signatur mehr, und legt seine Signatur neu an, und wählt diese als Standard.
- Nutzer B hat ein wenig später ein ähnliches Problem und legt ebenfalls eine neue Signatur an, gibt ebenfalls ein das diese die Standard Signatur ist.
Nun läuft eine Synchronisierung im Hintergrund und die Signatur von Benutzer A wird bei Benutzer B als Standard gesetzt.
Ab jetzt geht es lustig hin und her, Nutzer B ändert die Signatur auf Signatur B, Nutzer A wenig später wieder auf Signatur A usw.
Dieses Problem tritt auf seit die neuste Version 2303 Build 16227.20280 installiert wurde und betrifft im obigen Beispiel ein M365 Business Standard und ein Office 2019.
Stefan hat mir dann noch folgenden Screenshot geschickt, in dem die Option Cloudspeicheroptionen markiert ist. Stefan schrieb mir dazu: „Wir haben jetzt bei den betroffenen Geräten als erstes die Cloudspeicheroption deaktiviert.“
Einen Tag später meldete sich Stefan nochmals und schrieb: Ich konnte die Situation gerade bei einen der betroffenen Geräte prüfen, bisher scheint alles normal. Cloudspeicheroptionen deaktivieren und jeder kann mit seiner Signatur versenden. Vielleicht hilft es anderen Betroffenen weiter – danke an Stefan für den Hinweis.
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Das ist ja auch so korrekt. Eine Mailadresse ist der UPN in Outlook 365 und wenn dieser identisch ist, sollte diese Signatur und noch mehr auf allen Geräten erscheinen, an denen sich der User anmeldet. Ich hatte bislang eher das Problem, dass genau das nicht synchronisiert wurde, wenn der User mal mit dem PC, mal mit dem Remote-Desktop-Session-Host gearbeitet hatte.
Das Verhalten ist per Definition so korrekt.
Der Fehler ist: 2 Nutzer mit unterschiedlichen Signaturen auf einer Adresse – Da ist schon mal das Konzept falsch (Ich werfe hier mal einfach die „SendAs“-Berechtigung oder SharedMailbox in den Raum).
Leg‘ halt 2 Signaturen (eine je Benutzer) an und die Benutzer sollen „Ihre“ Signatur dann mit „Einfügen“ – „Signatur“ manuell ergänzen. Oder legen den allgemeinen Teil der Signatur (Adresse, Disclaimer, …) als eine Signatur an, die automatisch beim Antworten und bei neuen Mails eingefügt wird und dann den persönlichen Teil als jeweils eine eigene Signatur, welche die User manuell einfügen.
Wenn das alles zu kompliziert ist: Für solche Szenarien gibt es gute Erweiterungen (für wenig Geld) von Drittanbietern, die den Standard erweitern …
Bis jetzt hat es aber funktioniert.
Derselbe Benutze auf 2 verschiedenen PCs konnte für jeden PC eine eigene Signatur erfassen.
Geht auch jetzt noch, muss man halt den Sync der Einstellungen über die Cloud deaktivieren … ist aber weder ein Fehler noch irgendein sonstiges Versagen. Das ist einfach eine Einstellung.
Wenn man das nicht will (oder aufgrund der verwendeten Szenarien nicht nutzen kann!) dann einfach deaktivieren.
Und das ist jetzt auch keine „überraschende“ Änderung … wurde schon lange angekündigt (in MS 365 gibt’s sogenannte „Nachrichten“ und außerdem eine Roadmap) … muss man halt auch reinschauen.
MS 365 habe ich nicht.
Zwei nackte Win 10 auf 2 PCs. Ohne Outlook, nur Mail für Windows.
Das ist aber ein ganz anderes Thema und hat mit dem „Problem“ des Beitrages nichts zu tun … hier geht es um den Outlook-Desktop Client.
Wenn sie denselben Microsoft-Account benutzen, ist das vielleicht sogar lizenztechnisch falsch.
Völlig korrekt!
Kostet ab er halt weniger … und Geiz ist ja immer Geil.
Deswegen auch mein Hinweis auf das „Konzept“ …
Das Problem tritt bei mir auch mit Mail für Windows auf, mit 2 PCs, mit denen ich dieselbe E-Mail-Adresse verwende.
Das Problem ist bei uns auch bei Office 2019 (ohne Cloud) aufgetreten.
Wir haben ~20 Installation und bei 4 wurden beim letzten Update auch die Signaturen auf Cloud gesetzt und die lokalen konnten nicht mehr vorgegeben werden . Manuelle Auswahl ging weiterhin.
Da in der Kaufversion die Option Cloud Speichern fehlt, kann sie auch nicht im GUI geändert werden.
Durch setzten in der Registrierung von
HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\outlook\Setup
DisableRoamingSignatures DWORD 1
(Geht auch unter
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\office\16.0\outlook\Setup )
War der Spuck wieder vorbei.
Warum dies bei der Kaufversion auftaucht ist unbekannt.
Warum dies nur ein Teil der Installationen betraf ist unbekannt.
Jeden Tag eine Überraschung bei Microsoft.
ReFe
Vielen Dank ReFe!
Hat uns weitergeholfen! Wir haben unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\office\16.0\outlook\Setup den DWORD Eintrag DisableRoamingSignatures mit dem Wert 1 erstellt und Problem war gelöst.
Das ist genau der Grund, warum ich keine Clownsynchronisation will. Ich will gar nicht, daß die Einstellungen auf allen Geräten gleich ist. Die Geräte (Workstation, Surface, Mobiltelefon) sind ja unterschiedlich und damit wird unterschiedlich gearbeitet.
Sorry, das hat aber mit der GUI und „wie man damit arbeitet“ überhaupt nichts zu tun! Da geht es darum, dass man nicht auf jedem Client wieder seine z.B. Arbeitszeiten (08-17) oder die Wochenarbeitstage oder auch die Signatur neu einstellen muss.
Hast Du mal in einem Unternehmen mit SharedClients oder -Desks gearbeitet?
Da gehört Dir kein Gerät, Du bekommst jedes mal ein anderes (oder einen anderen Arbeitsplatz) … willst Du das jedes mal erst alle deine Einstellungen neu machen?
(Ergänzung: Mobiltelefone sind aktuell vom Sync eh noch ausgeschlossen, das Feature kommt erst).
Das Problem, dass seit dem letzten Update die Signaturen nicht mehr in versendete Mails eingefügt werden, betrifft nicht nur MS 365, sondern auch bspw. Office 2019.
Bisher konnte ich beim Aufruf von „Neue E-Mail“ unter „von“ eine meiner Mailadressen auswählen, mit der ich versenden will, und dann wurde automatisch die entsprechende Signatur eingefügt. Das macht MS Outlook jetzt aber nicht mehr! Warum, frage ich mich?
(Auch ein Deaktivieren von „Meine Outlook-Einstellungen in der Cloud speichern…“ + Neustart von OL half nichts).
Soll ich jetzt alle Signaturen meiner ca. ein Dutzend Mail-Adressen manuell neu einpflegen? Das kann’s doch nicht sein…
Was hat sich MS dabei gedacht?
Hat jemand eine komfortablere Lösung?
Vielen Dank schon im voraus.
PS: In meiner Registry existiert unter
Computer\HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup
das DWORD
„DisableRoamingSignatures“
gar nicht…
Habe den Wert angelegt und auf „1“ gesetzt, OL neu gestartet => half nichts…
Unter:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\outlook\Setup
gab es den Key HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\outlook\Setup
– aber der stand schon auf 1.
Der Kommentar von Michael Krüger entspricht genau meiner Erfahrung. Es ist ausserordentlich lästig wenn bei einem Update persönliche Einstellungen vernichtet werden. Wer das auch immer inszeniert soll doch die Sache jeweils zu Ende denken, bevor man einfach auf den Knopf drückt und die halbe Kundschaft madig macht.